Информация за обработване и защита на личните данни и декларация за поверителност

Общи положения

„АКТРА – КОНСУЛТ“ ЕООД са ангажирани с прилагането на гаранциите за правото на защита на личните данни. Защитата на личните данни се урежда в Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно свободното движение на такива данни /ОРЗД/ и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент относно защитата на данните), а също и в други правни актове на Европейския съюз и в законодателствата на неговите държави членки.

В съответствие с Регламента, а и с българското законодателство, ние:

• АКТРА – КОНСУЛТ“ ЕООД, ЕИК:206870558, адрес: град Горна Оряховица 5100, Област Велико Търново; община Горна Оряховица, ул.  „Яребична“ №3;   телефон +359889411804

се явяваме Съвместни Администратори  на лични данни.

От тази ИНФОРМАЦИЯ ЗА ОБРАБОТВАНЕ И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ /накратко Информация/ ще разберете, защо и как „АКТРА – КОНСУЛТ“ ЕООД обработва вашите лични данни, когато се записвате на консултации/обучения/семинари, провеждани от АКТРА – КОНСУЛТ“ ЕООД и/или подавате заявка за провеждане на медиация, он-лайн решаване на спорове /ОРС/ или др. вид алтернативно решаване на спорове /АРС/,.

При използването на интернет страниците  ни  вие приемате политиката на поверителност на АКТРА– КОНСУЛТ“ ЕООД, включена в настоящата Информация.

Информацията се основава на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО.

Кой обработва вашите данни?

„ АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД с ЕИК 206870558 е търговско дружество със седалище гр.Горна Оряховица.

Само определени и надлежно упълномощени служители на  „АКТРА–КОНСУЛТ“ имат достъп до данните ви и ги използват единствено за целите на предоставяните от „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД услуги.

Всички лични данни се обработват в България.

Защо обработваме вашите данни?

А/ Ако сте подали заявление за обучение, участие в семинар, конференция и др., организирани от „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД , вашите лични данни се събират за нуждите на „АКТРА–КОНСУЛТ“ЕООД  във връзка с провежданите обучения – изготвяне на присъствени списъци, издаван е на платежни окументи и др. документи във връзка с организирането, провеждането и приключването на консултации,курсове, семинари, обучения., медиация.Това позволява на „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД  да издава индивидуализиращи документи, удостоверяващи приключване на обучение, успешно положени изпити, удостоверения за участие и други. Събраните данни се обработват, в случай че сте дали вашето съгласие да ви  изпращаме периодично информация относно покани за участия в мероприятия, информация за конференции, обучения, семинари и др. формат на обучителни занимания, събития и материали, , организирани или с участието на „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД.

Б/ Ако сте подали заявление за участие в процедура по медиация или друга услуга по АРС, вашите лични данни ще  се обработват във връзка с подадените заявки за провеждане на медиации или други услуги, свързани с решаването на спорове, ОРС, АРС, водене на преговори, като бъдат предоставяни на медиатора или третото неутрално лице, при нужда на експерти, вещи лица и др. участници в съответната процедура.

Правните основания за това са Закона за медиация.    

Правните основания, на които дружеството обработва Вашите данни са най-често спазване на задължение по Закона за търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел, Закон за счетоводството  и др.

Д/. Ако сте служител в „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД или лице, с което „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД  е сключило граждански договор, данните Ви ще бъдат използвани за целите на администриране на  трудовото (гражданското) правоотношение, включително, но не само: изплащане на заплати, допълнителни възнаграждения и бонуси, както и възнаграждения по граждански договор; отчетност и контрол върху извършената работа по трудов/граждански договор; осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд; управление на човешките ресурси и подобряване условията на труд, продължаващо обучение, специализация на служители и изпълнители на услуги; осигуряване на сигурност и контрол на достъпа; обработване и администриране на отпуски; обработване на здравни данни с цел администриране на болнични, трудови злополуки, осигуряване на специални условия за труд на хора с увреждания /ако възникне такава хипотеза/; администриране и планиране на бюджети; обработване на информация с цел съответствие със законодателни изисквания, включително избягване на конфликт на интереси и корупционни практики.

Правните основания, на които обработваме Вашите данни най-често са: сключване и изпълнение на трудов/граждански договор; изпълнение на законови задължения в сферата на трудовото право, правото в областта на социалната сигурност и закрила, данъчното и осигурително законодателство и други задължения, установени с нормативен акт, които се прилагат спрямо „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД. В някои случаи обработването може да е основано и на легитимен интерес на „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД или трети лица, например по отношение на доказването на образование и квалификацията при подбор на персонал или когато трудовата дейност/работата по граждански договор се осъществява в сгради и помещения – собственост на трети лица, които организират охрана, видеонаблюдение или контрол на достъпа в тези сгради/помещения на основание свое законово задължение или легитимен интерес, или когато обработването се извършва във връзка с правни претенции от или срещу работодателя.

Е/ Ако сте лице, на което въз основа на пълномощно е възложено представителството във връзка изпълнението на определена задача или дейност от името на „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД, данните Ви ще могат да бъдат обработвани за целите на възлагане на извършването на определена задача или дейност от името на АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД и контрол на изпълнението, в това число, но не само: изготвяне /ако е необходимо и нотариалната заверка/ на пълномощното, неговото съхранение, представянето му пред трети лица при необходимост да се докаже представителната власт, оттеглянето му, правна защита по спорове във връзка със или произтичащи от упълномощаването.

З/ Ако Вие сте контрагент или представител на контрагент на „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД по търговски или облигационен договор или лице, което желае да сключи с дружеството договор, Вашите данни се обработват за целите на сключването и изпълнението на договора, вкл. съдебна защита и събиране на вземанията по него. Правните основания, на които „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД обработва Вашите данни са за изпълнение на договора, по който Вие или представляваното от Вас юридическо лице е страна; за предприемане на стъпки по Ваше искане преди сключването на договора; легитимен интерес, например, във връзка с правни претенции по договора или събиране на вземанията по него.

И/ Ако Вие сте представител на държавен контролен орган, извършващ проверка на дейността на „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД, ние ще използваме предоставените от Вас лични данни за целите на осъществяването на проверката, изпълнението или обжалването на съставените в хода на или в резултат на проверката актове, в това число за организиране на проверката и осигуряване на достъп на проверяващите; участие в съставянето на протокола от проверката или съответния акт, с който тя приключва; осъществяване на контакт с Вас във връзка с организиране на проверката или изпълнение на дадени указания; оспорване или обжалване на актове/документи, съставени в хода на или в резултат на проверката.

Правните основания, на които „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД обработва Вашите данни са приложимите процесуални норми от законодателството.

Вашите лични данни се използват само за горепосочените цели. Ние няма да събираме лични данни, които не са необходими за горепосочените цели.

Какви лични данни обработваме?

Личните данни, които събираме и обработваме в зависимост от законовите изисквания може да включват: име, адрес, електронна поща, телефонен номер, ЕГН /за издаване на сертификати за обучения и за издаване на фактури на ФЛ/.

Колко дълго се съхраняват личните данни?

Съхраняваме вашите лични данни само, докато това е необходимо за предоставянето на услугите от „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД и при спазванe на действащите нормативни актове в Република България.

Всеки потребител на „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД има право на достъп до събраните негови лични данни, както и право да поиска промени в съхраняваните лични данни, прекратяване на използването им или изтриването. Искането следва да се направи чрез писмено известие до „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД на адрес: град Горна Оряховица, ул. „Яребична“ №3 .Ние ще положим необходимите усилия да обрабтим вашата заявка в срок от 30 дни.

С кого можем да споделяме вашите лични данни?

„АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД зачита и пази поверителността на вашите лични данни. При спазване на законовите изисквания е възможно „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД да разкрие Ваши лични данни на следните лица:

• Държавни и общински органи и институции: В изпълнение на своите законови задължения, „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД може да бъде задължено да разкрие лични данни на лица, чиито данни обработва. Това разкриване може да е наложено от законово задължение /напр. по трудовото, данъчното, осигурителното и др. законодателство/, както и да е в отговор на изрично указание или искане на държавни или общински органи или институции във връзка с или по повод на упражняване на законоустановените им функции или при инициирана проверка, ревизия, жалба и др. Възможно е също разкриването да е основано на легитимен интерес на „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД, например, когато за вписване на определено обстоятелство в Търговския регистър или друг регистър или за доказването на определено обстоятелство се изисква предоставянето на лични данни, или на документ, съдържащ лични данни. Във всички случаи, при разкриване на лични данни на държавни и общински органи и институции ще се стремим да им съдействаме, но също така ще се стремим да зачитаме правата и неприкосновеността на личния живот на засегнатите физически лица, доколкото това е възможно.
• Органи на съдебната власт /съд, прокуратура, следствие, държавни и частни съдебни изпълнители, нотариуси/, вещи лица, назначени от съда. Подобно разкриване е възможно да възникне най-вече във връзка с дела, по които „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД е страна, събиране на вземания по неизпълнени договори или оформяне на документи и сделки, които изискват нотариална форма или заверка. Възможно е такова разкриване да бъде изискано и от орган на съдебната власт във връзка с или по повод на упражняване на законоустановените му функции или да е необходимо за изпълнение на приложим закон или друг нормативен акт със задължителен характер.
• Счетоводители – за целите на съставяне на финансови отчети и текущо водене на счетоводството.
• Банки. За изплащане на дължимите възнаграждения или суми, дължими по договор или на друго основание, „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД може да разкрие пред обслужващата банка информацията, необходима за осъществяване на плащането. Също така е възможно, във връзка с ползване на банкова услуга от „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД, банките да поискат данни за лицата, управляващи и представляващи „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД или техните пълномощници, извършващи действия пред съответната банка от името на „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД.
• Доставчици на услуги. Когато използваме доставчици на услуги, например: юристи, услуги, свързани с определяне, образуване и изплащане на работни заплати, счетоводители, специалисти по информационни технологии, услуги по архивиране, оперативна поддръжка на дейността ни, е възможно „АКТРА–КОНСУЛТ“ ЕООД да разкрие или предостави на трето лице вашите лични данни. Предоставянето на данни се осъществява само при наличие на основателна причина за това, след изрично определени граници на целите за обработването им и при ангажимент, поет от получателите на данните за осигуряване на достатъчно ниво на защитата.
• Договорни партньори. В договори и свързани с тях документи се посочват имената на представляващия дружеството, а когато е представляван от пълномощник – и тези на съответното упълномощено лице. В определени случаи се посочва и лице за контакт.

Вашите права по отношение на събраните от нас личните данни

При спазване на приложимото законодателство, Вие имате следните права спрямо личните Ви данни, администрирани и обработвани от ПАМБ:

1. право на достъп до Вашите лични данни, които се обработват от администратора;
2. право на коригиране на неточни или непълни лични данни;
3. право на изтриване („право да бъдеш забравен“) на лични данни, които се обработват незаконосъобразно или с отпаднало правно основание (изтекъл срок на съхранение, оттеглено съгласие, изпълнена първоначална цел, за която са били събрани и други);
4. право на ограничаване на обработването при наличие на правен спор между администратора и физическото лице до неговото решаване и/или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
5. право на преносимост на данните - в определените от закона случаи, да направите възражение да упражните правото си на преносимост на данните и да поискате данните Ви да бъдат предоставени в структуриран, общоупотребяван и машинно-четим формат;
6. право на възражение по срещу обработването на Вашите лични данни;
7. право субектът на данни да не бъде обект на изцяло автоматизирано решение, включващо профилиране, което поражда правни последствия за него или го засяга в значителна степен;
8. право на оттегляне на съгласие – в случаите, когато обработването на личните Ви данни се основава на съгласие. Подобно оттегляне няма да засегне законосъобразността на обработването, основано на съгласието ви за периода до оттеглянето на това съгласие
9. право на жалба до Комисията за защита на личните данни или съда.

Значение на предоставените личните данни.

С Ваше съгласие обработваме личните данни, когато доброволно преценявате да получавате информация от нас. Имате право по всяко време да оттеглите съгласието си и това води до преустановяване изпращането на материали от наша страна.

За постигане на финансово-счетоводна отчетност (издаване на фактури, съхраняване на счетоводна информация) изпълняваме наши законови задължения. Непредоставянето на личните Ви данни в тези случаи препятства възможността за издаване на тези документи.

По всякакви въпроси, свързани с горните права, както и за изпращане на възражения срещу използването на вашите лични данни, може да се обърнете към нас, като използвате нашата електронна страница.